PDCA adalah singkatan dari Plan, Do, Check, and Action yang merupakan metode manajemen untuk menyelesaikan masalah.
Artikel Terkait: Proses Continouos Improvement
Artikel Terkait: Proses Continouos Improvement
Plan, Do, Check, and Action atau yang dalam bahasa Indonesianya adalah perencanaan, pengerjaan, pengecekan, dan tindak lanjut ini awalnya dikembangkan oleh fisikawan Amerika Serikat, Walter A. Shewhart, pada tahun 1920-an.
Model manajemen yang awalnya dicetuskan oleh Walter Shewhart ini kemudian dikembangkan oleh Dr. William Edwards Deming. Dengan tujuan untuk proses perbaikan perusahaan atau individu.
Metode PDCA sangat dibutuhkan oleh berbagai bisnis untuk membuat operasional perusahaan lebih efisien, mengurangi biaya, meningkatkan keuntungan, hingga meningkatkan kepuasan pelanggan.
Biasanya, siklus PDCA banyak digunakan di perusahaan manufaktur, perusahaan manajemen, dan lain-lain.
Karena siklus ini dilakukan secara berulang, maka dapat digunakan para perusahaan untuk keluar dari stagnasi dan bisa membuat sistem di perusahaan menjadi lebih baik.
Jadi, perusahaan yang ingin meningkatkan proses internal dan eksternal mereka sering kali menggunakan metode PDCA untuk meminimalkan kesalahan dan memaksimalkan hasil.
Siklus PDCA dilakukan dengan cara menguji ide-ide karyawan, menyesuaikannya, dan kemudian mengimplementasikannya jika mereka memiliki potensi.
Siklus PDCA adalah proses berulang yang terus menguji konsep dan mendorong perbaikan bagi perusahaan.
Sesuai dengan namanya, PDCA memiliki 4 komponen dalam siklusnya, yakni Plan, Do, Check, and Action. Berikut penjelasannya:
1. Plan
Plan merupakan tahap perencanaan yang dilakukan dengan mengenali dan memahami masalah.
Dalam hal ini, dapat dilakukan dengan teknik 5 W, yang terdiri dari what (apa), who (siapa), when (kapan), where (di mana), dan why (mengapa). Selanjutnya, dilengkapi dengan teknik root cause analysis.
Namun, hal yang terpenting adalah kamu harus mencerminkan misi dan nilai-nilai organisasi. Selain itu, tahap perencanaan juga harus memetakan tujuan proyek dan menunjukkan cara terbaik untuk mencapainya dengan jelas.
Dengan begitu, kamu bisa menghasilkan dan menyaring ide-ide, serta mengembangkan rencana implementasi yang kuat.
2. Do
Do adalah langkah di mana rencana dijalankan. Karena setiap rencana dibuat berdasarkan suatu alasan, jadi perlu dijalankan sesuai dengan rencana.
Mengutip laman Investopedia, tahap ini dapat dipecah menjadi 3 sub-segmen, yakni pelatihan semua personel yang terlibat dalam proyek, proses aktual dalam melakukan pekerjaan, dan merekam wawasan, atau data, untuk evaluasi di masa mendatang.
Untuk mempermudah, kamu bisa menjalankan rencana dari tahap kecil terlebih dahulu dengan lingkungan yang terkendali.
Misalnya, kamu dapat mengatur uji coba di dalam departemen, di wilayah geografis yang terbatas, atau dengan demografi tertentu.
Selain itu, penting juga untuk menerapkan standarisasi agar semua orang yang terlibat dalam prosesnya benar-benar memahami tugas dan melakukannya sesuai tanggung jawab mereka.
3. Check
Check adalah tahap pemeriksaan yang termasuk dalam siklus PDCA. Biasanya, harus ada 2 macam pemeriksaan di seluruh proyek.
Pertama, pemeriksaan di samping implementasi memastikan tujuan proyek terpenuhi. Kedua, tinjauan yang lebih komprehensif dari proyek yang dilakukan setelah selesai membahas keberhasilan dan kegagalan, sehingga penyesuaian di masa depan dapat dilakukan.
Jadi, jika pada tahap pemeriksaan ini tidak mencapai keberhasilan yang diinginkan, maka siklusnya Kembali pada tahap perencanaan dan pengerjaan hingga benar-benar sukses. Barulah boleh dilanjutkan ke tahap berikutnya.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu melakukan proses Do dan Check secara berulang kali hingga hasilnya benar-benar sempurna.
4. Action
Action merupakan langkah terakhir dalam siklus PDCA. Tahap ini dilakukan dengan cara mengambil tindakan korektif setelah kesalahan masa lalu telah dapat diidentifikasi dan diselesaikan.
Meski ini merupakan tahap akhir, siklus PDCA akan dilakukan terus-menerus secara berulang dan berkelanjutan.
Dalam hal pengulangan siklusnya, perusahaan dianjurkan untuk terus melakukan perbaikan. Jika semua tahap dalam siklus telah berhasil dilalui, hasilnya dapat dikembangkan menjadi standar baru dalam operasional perusahaan.
Ketika benar-benar diimplementasikan, pastikan bahwa metode PDCA ini dilakukan secara konsisten agar membuahkan hasil yang baik dari segi efisiensi dan produktivitas perusahaan.
Apa saja manfaat menerapkan metode PDCA bagi bisnis? Simak selengkapnya yang dikutip dari berbagai sumber.
1. Bisa Diaplikasikan pada Banyak Bisnis
Dikutip dari Lucidchart, kamu dapat menggunakan PDCA di berbagai lingkungan bisnis dan untuk sejumlah aplikasi.
Mulai dari manajemen proyek, manajemen perubahan, pengembangan produk, hingga manajemen sumber daya.
Jadi, meski banyak digunakan di perusahaan manufaktur atau manajemen, siklus PDCA tetap bisa diterapkan di berbagai perusahaan sesuai kebutuhan.
2. Alurnya Sederhana dan Mudah Dipahami
Metode PDCA dinilai sebagai alur yang sederhana dan mudah untuk dipahami dibanding metode lainnya.
Meski demikian, metode PDCA bisa menjadi pendorong yang kuat dalam menciptakan perubahan dan peningkatan produktivitas dalam perusahaan.
Selain memaksimalkan efisiensi perusahaan, hasilnya juga bisa meminimalisir biaya pengeluaran.
3. Dapat Digunakan untuk Mendeteksi Risiko Sejak Dini
Melalui metode PDCA, perusahaan dapat mendeteksi adanya hambatan, risiko, serta kegagalan sejak dini, yang mana siklus PDCA membantu perusahaan dalam menguraikan perencanaan, pelaksanaan, hingga pemeriksaan secara runtut dan kuat.
Dengan demikian, perusahaan dapat lebih cepat dalam mendeteksi risiko dengan manajemen pengendalian risiko yang lebih baik.
Kekurangan Metode PDCA
Meskipun memiliki banyak manfaat, metode PDCA juga memiliki beberapa kekurangan jika diterapkan bagi bisnis.
Walaupun di atas sudah dijelaskan bahwa alurnya sederhana dan mudah dipahami, metode PDCA ini cukup sulit untuk diterapkan.
Hal ini karena PDCA dilakukan dengan cara memecah proses perbaikan menjadi langkah-langkah yang lebih kecil.
Tentu saja, hal tersebut bisa memakan waktu yang lama dan mungkin bukan solusi yang bagus untuk diterapkan pada jenis proyek yang mendesak.
Selain itu, untuk mendapatkan hasil PDCA yang terbaik, komitmen yang kuat dari perusahaan adalah sesuatu yang dibutuhkan. Jadi, bukan suatu metode atau cara yang bisa berhasil dalam 1 kali pengerjaan.
Ini adalah proses yang berkelanjutan dan membutuhkan banyak dukungan, dari atas ke bawah. Tanpa kepemimpinan yang berkomitmen, siklus PDCA tidak dapat bekerja secara efektif untuk jangka panjang.
Namun, ketika membuahkan hasil yang tepat, siklus PDCA yang diterapkan secara berkelanjutan ini dapat membuat operasional perusahaan lebih efisien.
Demikian penjelasan mengenai PDCA, tahap-tahap dalam siklus PDCA, serta keuntungan dan kekurangan PDCA bagi bisnis.
Penting dingat bahwa metode yang sederhana dan efektif untuk memecahkan masalah sekaligus menciptakan perubahan ini perlu komitmen dalam prosesnya.
Jadi, jika kamu ingin menerapkannya, pastikan untuk fokus dan sabar dalam melewati setiap tahapannya. Semoga berhasil.
PDSA
PDSA, atau Plan-Do-Study-Act, merupakan siklus (berulang-ulang), empat tahap Model pemecahan masalah yang digunakan untuk meningkatkan proses atau melakukan perubahan.
Siklus PDSA merupakan rangkaian langkah-langkah sistematis untuk memperoleh pengetahuan dan pembelajaran yang berharga untuk perbaikan terus-menerus dari produk atau proses. Juga dikenal sebagai Deming Wheel, atau Deming Cycle, konsep dan aplikasi yang pertama kali diperkenalkan ke Dr. Deming oleh mentornya, Walter Shewhart dari Bell Laboratories yang terkenal di New York (Deming, 2015)
Tahap 1: Plan
Tugas utamanya adalah membuat tujuan yang berdsarkan pelayanan kepada atau keinginan Pelanggan
Membentuk Team
Membentuk sebuah tim yang memiliki pengetahuan tentang masalah atau memiliki kesempatan untuk melakukan upaya perbaikan. Pertimbangkan kekuatan masing-masing anggota tim yang terlibat dengan membawa dan mencari staf yang berpikiran maju.
Setelah merekrut anggota tim, kemudian mengidentifikasi peran dan tanggung jawab, menyusun jadwal, dan membuat jadwal pertemuan.
Cobalah untuk menjawab tiga pertanyaan mendasar:
a. Apa yang coba kita capai?
b. Bagaimana kita akan tahu bahwa perubahan merupakan perbaikan?
c.Perubahan apa yang bisa kita buat untuk menghasilkan perbaikan
Jelaskan Konteks dan Proses yang ada saat ini
Brainstorming (pengungkapan pendapat)
Periksa proses yang ada saat ini. Mulailah dengan meminta tim ini pertanyaan dasar:
Apa yang kita lakukan sekarang?
Bagaimana kita melakukannya?
Apa langkah-langkah utama dalam proses?
Siapa yang terlibat?
Apa yang mereka lakukan?
Apa dilakukan dengan baik?
Apa yang bisa dilakukan dengan lebih baik?
Untuk bisa menjawab dua pertanyaan terakhir perlu melakukan analisis SWOT (PDSA template: Analisa SWOT)
KEKUATAN Internal Mungkin termasuk:
Karakteristik organisasi yang akan membantu mencapai hasil yang sukses atau mencapai tujuan
Sumber daya, kemampuan yang akan berkontribusi mencapai kesuksesan
Kelemahan Mungkin termasuk:
Karakteristik organisasi yang mungkin menghambat kesuksesan hasil / pencapaian tujuan ·
External PELUANG mungkin termasuk:
Faktor lingkungan yang mungkin mempengaruhi / berkontribusi terhadap kesuksesan hasil
Tidak dipenuhinya/ tidak dilayani oleh program lain (kebutuhan pelanggan yang belum terpenuhi)
Perubahan mendatang untuk status quo (peraturan, social, politik, dll)
Perubahan dimungkinkan oleh kekuatan unik / menghilangkan kelemahan (?)
Faktor: Politik, Ekonomi, Sosial Budaya, dan Teknologi
ANCAMAN mungkin termasuk:
Faktor lingkungan yang mungkin mencegah kesuksesan hasil
Perubahan mendatang masih status quo (peraturan, sosial, politik, dll)
Faktor: Politik, Ekonomi, Sosial Budaya, Teknologi
Cobalah buat Peta SwimLane (Swimlane map)
Peta Swim Lane untuk menggambarkan secara visual proses yang ada
Membuat aliran proses setidaknya sangat berguna untuk menggambarkan proses yang saat ini terjadi. Misal, Jika tim berjalan, mungkin telah menemukan di mana masalah ini terjadi.
Jalani, ikuti proses dan karakteristik dari masing-masing proses
Buat peta proses saat ini
Siapkan roadmap (peta masadepan)
Kumpulkan Lebih Detil
Setelah struktur umum selesai, ini bisa menjadi beberapa pertanyaan yang lebih bermanfaat:
Berapa lama setiap proses? Setiap langkah?
Apakah ada variasi dalam cara proses saat selesai?
Gambaran Masalah
Dengan menggunakan Pernyataan Tujuan yang dibuat pada Langkah no. 2, nyatakan tujuan yang diinginkan, gunakan data dan informasi untuk mengukur bagaimana organisasi memenuhi / tidak memenuhi pencapaian mereka.
Sebagai contoh: Jika tujuan adalah untuk memaksimalkan kualitas kehidupan kerja dari staf, mungkin bisa mendapatkan bukti melalui survey yang menjadi stressor di tempat kerja karyawan.
Menulis Pernyataan Masalah
Menulis pernyataan masalah jelas dengan meringkas kesepakatan dari tim terhadap masalah. Juga akan berguna untuk memprioritaskan masalah.
Menganalisis Penyebab
Untuk masalah seperti dalam pernyataan masalah, maka perlu bekerja untuk mengidentifikasi penyebab masalah dengan menggunakan tools seperti control chart, fishbone, dan work flow process map
Pada akhirnya analisis penyebab harus merangkum analisa penyebab dengan menggambarkan dan membuktikan melalui root cause.
Periksa Peta Swim Lane, dan bertanya:
Apakah proses ini efisien? Berapa biaya (termasuk uang, waktu, atau sumber daya lainnya)?
Apakah kita melakukan langkah-langkah yang tepat dengan cara yang benar?
Apakah orang lain melakukan proses yang sama dengan cara yang berbeda?
Mengembangkan Alternatif
Cobalah untuk mengurangi akar penyebab dengan menyelesaikan beberapa alternatif yang dipercaya terbaik yang akan membantu kita memaksimalkan sumber daya dan pencapaian tujuan
Mengembangkan rencana aksi, termasuk staf/sumber daya dan uang yang diperlukan.
Tahap 2: Do
Yaitu Melaksanakan
Mulai menerapkan rencana aksi.
Pastikan untuk mengumpulkan data saat membuat swimlane map, untuk membantu mengevaluasi rencana di tahap Study.
Untuk membantu tim dapat menggunakan checksheet, flowchart, Peta Swim Lane, atau run chart yaitu untuk menggambarkan data / kejadian seperti itu yang terjadi dari waktu ke waktu.
Tim juga harus mendokumentasikan masalah, efek tak terduga, dan observasi umum yang dilakukan.
Tahap 3: Study
Yaitu menganalisis apa yg terjadi
Dengan menggunakan Pernyataan Tujuan pada Langkah 1: Plan, dan data yang dikumpulkan selama Tahap 2: Do, maka akan menentukan:
Apakah rencana Anda menghasilkan perbaikan? Dengan berapa banyak / sedikit?
Apakah tindakan bernilai investasi?
Apakah Anda melihat tren?
Apakah ada efek samping yang tidak diinginkan?
Anda dapat menggunakan sejumlah alat yang berbeda untuk visual review dan mengevaluasi perbaikan, seperti Pareto Chart, Control Chart dan Run Chart.
Tahap 4: Act
Yakinkan bahwa perbaikan yang dilakukan akan permanen
Memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya berdasarkan hasil pengujian.
Pikirkan Rencana dan Hasil :
Jika tim bertekad bahwa rencana yang dibuat akan berhasil, standarisas dan permanenkan. Lakukan hal tersebut secara terus menerus menjadi suatu budaya organisasi.
Perbaikan itu digunakan secara teratur.
Setelah beberapa waktu, kembali ke tahap Plan dan mengkaji kembali proses belajar di mana yang dapat lebih ditingkatkan.
Jika tim percaya pendekatan yang berbeda akan lebih sukses, kembali ke tahap Plan, dan kembangkan rencana baru dan berbeda yang mungkin mengakibatkan keberhasilan.
Siklus PDSA yang sedang berlangsung akan menjadikan organisasi menjadi lebih efisien karena mengadopsi PDSA dalam perencanaan mereka akan:
Mengkomunikasikan pencapaian kepada pihak Customer secara eksternal, dan para pekerja secara internal.
Mengambil langkah-langkah untuk mempertahankan manfaat dan yang sudah diraih.
Membuat rencana jangka panjang untuk perbaikan tambahan.
Fokus dan terus berperilaku sesuai siklus PDSA bila diperlukan lagi.
Semoga Bermanfaat.
Terimakasih ,Sampai Jumpa
Posting Komentar